STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)Purchasing Impor
PT. WIBAWA SOKOJATI SARANA
RINCIAN DOKUMEN
Di distribusi kepadaUnit/divisi/departemen Corporate Plan (……………………..) PIC (……………………..) Purchasing (……………………..) Accounting (……………………..) Finance (……………………..) Exim (……………………..) (……………………..) (……………………..)
No Dokumen : ____________________________
Revisi : ____________________________
Unit/Divisi : ____________________________
Direvisi oleh : ____________________________
KOLOM PENGESAHAN
STATUS REVISI DOKUMEN
Revisi
Tgl Berlaku
Uraian Revisi
Oleh
Diperiksa
Disetujui
RIWAYAT REVISI
No Revisi
Tanggal
Penjelasan Perubahan
TUJUAN
Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk mengatur, mengarahkan dan mengontrol alur dan kejelasan administrasi impor dari pemilihan barang impor sampai dengan proses pembayaran
RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi kegiatan :
Penentuan HS Code
Pengumpulan dokumen impor dari supplyer
Proses serah terima barang
Proses pembayaran
DEFINISI dan ISTILAH
HS Code (Harmonized System Code) adalah suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan, pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya.
Persetujuan Impor Barang adalah surat yang dikeluarkan oleh Dirjen Daglu atas permintaan importir barang untuk mengimpor barang.
COO adalah dokumen yang menerangkan negara asal suatu barang yang diimpor.
FOB (Freight on Board) shipping point atau FOB tempat pengiriman (frangko gudang penjual) : kepemilikan barang pindah ke pembeli pada sat pengangkutan barang terjadi dari gudang penjual. FOB Destination atau FOB tempat tujuan (frangko gudang pembeli) : kepemilikan barang secara hukum masih berada pada penjual hingga barang tersebut sampai di gudang pembeli.
CNF atau CFR (Cost and Freight) adalah harga barang sampai pelabuhan tujuan dan kondisi dimana penjual atau eksportir menanggung semua biaya pengapalan sampai ke pelabuhan tujuan
CIF (Cost Insurance and Freight) adalah sama dengan CFR, hanya saja penjual wajib menutup asuransi angkutan laut terhadap risiko kerugian pembeli terhadap kerusakan atau kehilangan barang yang mungkin terjadi selama dalam perjalanan. Meskipun penjual yang menutup asuransi, risiko atas barang telah berpindah dari pihak penjual kepada pembeli sejak penyerahan barang di atas kapal di pelabuhan pengapalan
Ex Works (EXW) adalah pembeli berkewajiban untuk memikul semua biaya dan risiko terhadap barang. Selain itu pembeli harus bertanggung jawab juga dalam pengurusan formalitas melakukan ekspor
Telex Release / Surrender adalah Suatu kondisi dimana pihak pelayaran tidak meminta original Bill of Lading ( B/L )untuk proses pengambilan barang, biaya yang muncul dalam pengurusan surrender ini ditanggung oleh pengirim.
PROSEDUR
Menentukan barang dan asal negara sesuai dengan rencana import. Barang yang diimport harus memiliki HS Code
Melakukan permintaan persyaratan dokumen ke Exim sesuai HS code yang diimport
Komunikasi dengan pihak shipper mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan :
B/L
P/L
Invoice
Sales Contract/ PO
COO/ Form E/ lain-lain
Sertifikat asuransi (jika dibutuhkan)
Sertifikat Inspeksi (jika dibutuhkan, bekerja sama dengan bagian legal/ exim)
Lain-lain sesuai daftar dari exim
Pastikan invoice dan packing list benar untuk penulisan nama perusahaan, alamat dan value
Invoice dan packing list harus sama quantitynya
Tidak dibenarkan melakukan undervalue kecuali mendapatkan izin dari management
Apabila semua dokumen sudah tersedia kirimkan ke exim (bisa by email) untuk melakukan pengecekan BL dan manifest
Semua komunikasi kepada supplyer yang dilakukan via email selalu meminta konfirmasi kebenaran data, gambar atau informasi apakah sudah dipahami dan diterima oleh pihak supplyer.
Komunikasikan dengan pihak legal/ exim/ managemen apabila ada dokumen khusus yang dibutuhkan, misal sertifikat dari PT Surveyor Indonesia
Apabila semua dokumen sudah lengkap serah terimakan kepada exim leader atau personal exim yang ditunjuk managemen
Menentukan cara penyerahan barang, misal CIF, dll
Melakukan kepastian cara pembayaran barang yang diimport apakah transfer sebelum shipment atau tempo
Apabila term FOB/ Exwork melakukan pencarian dan penawaran forwarder, Minimal 2 fowarder sebagai pembanding danselalu minta jadwal ETD tercepat dan ETA tercepat.
Melakukan proses approval penentuan forwarder, Untuk penggunaan airfreight selalu minta penawaran kepada DHL atau TNT (untuk berat dibawah 150 kg) dan kepada fowarding (untuk berat diatas 150 kg) dengan destinasi Surabaya, untuk seafreight destinasi Tanjung Perak.
Air freight selalu gunakan TnT atau DHL dengan tujuan (POD) Surabaya, tidak diperbolehkan barang customs di jakarta
Untuk TNT semua negara kecuali dari USA, Italy, germany, Vietnam dan philipina bisa langsung ke surabaya
Untuk DHL dari semua negara bisa langsung mendarat di surabaya
Segera lakukan komunikasi ke shipper untuk menghubungi agent fowarder di hari yang sama setelah mendapatkan approval.
Semua komunikasi kepada fowarder (baik dalam proses penawaran atau sudah approval) yang dilakukan via email selalu meminta konfirmasi kebenaran data, gambar atau informasi apakah sudah dipahami dan diterima oleh pihak forwarder.
Sebelum kapal berangkat, selalu mintakan draft/ perfoma inv packing list dan bl. Apabila menggunakan COO (form e, form D, dll)
Setelah dikonfirmasi kebenaran dokumen oleh exim proses shipment dilanjutkan.
